Zeitmanagement-Serie - Teil 3: Zeitdiebe Dem Glücklichen schlägt keine Stunde – Wie Sie der Zeit das Drängen abgewöhnen

Sie hatten Ihren Tag perfekt geplant und sogar Puffer für Unerwartetes eingeplant. – Trotzdem fragen Sie sich abends, wo der Tag geblieben ist. Irgendwie schien der Posten „Unerwartetes“ sich nicht mit dem vorgesehenen Zeitrahmen zu begnügen und „klaute“ den Aufgaben des Tages die Zeit.

Die meisten Zeitdiebe kommen unerkannt. Um ihnen auf die Schliche zu kommen, ist es nützlich, einen Tag lang Protokoll zu führen: Schreiben Sie jede Viertelstunde auf, was Sie in den vergangenen fünfzehn Minuten getan haben: Voilà, Ihre Zeitdiebe stehen entblößt da. Folgende „Räuber“ werden Sie vielleicht entdecken.

Keine Zeit durch „Allzeit bereit“

Manche Zeitdiebe kommen tatsächlich auf zwei Beinen daher. Die Tür steht immer offen; wenn nicht, klingelt das Telefon. Und Hausfrauen meint man immer stören zu können, schließlich erreicht man sie den ganzen Tag zu Hause.

Natürlich können und sollten wir uns nicht immer anderen gegenüber abschotten. Viele gute Ideen werden uns durch andere Menschen überbracht. Doch sollten Sie Störungen zumindest dann so gering wie möglich halten, wenn Sie Aufgaben anpacken, die Sie fordern. Die wenigsten Menschen müssen immer und überall erreichbar sein. Nehmen Sie sich das Recht auf ungestörte Zeiten: Vertrösten Sie andere auf später, schalten Sie den Anrufbeantworter ein und sagen Sie Ihren Kollegen, dass Sie jetzt nicht gestört werden wollen (und wann Sie wieder zur Verfügung stehen). Wenn Sie gemäß Ihrem Biorhythmus immer zu festen Tageszeiten nicht zu sprechen sind, können andere sich sogar darauf einstellen.

Wo Kundenverkehr mit zum Alltag gehört, kann man sich vielleicht mit Kollegen absprechen, dass jeder feste Zeiten hat, in denen er sich um die Kundschaft kümmert, während die übrigen sich in ihre Arbeiten vertiefen können.

Wer suchet, der findet keine Zeit

„Einer der Vorteile der Unordentlichkeit liegt darin, dass man dauernd tolle Entdeckungen macht“, sagte Alan Alexander Milne (1882-1956, englischer Schriftsteller, „Pu der Bär“). Einer der Nachteile ist jedoch, dass man öfter nicht „entdeckt“, was man gerade braucht. Wie viele Minuten verbringen Sie täglich mit Suchen? An manchen Dieb hat man sich so gewöhnt, dass es einem noch nicht einmal auffällt, wenn er täglich Zeit abzieht. Einer dieser Zeitfresser heißt Unordnung.

Allein keinen festen Platz für Ihr Portemonnaie oder Ihren Schlüsselbund zu haben, kostet Sie täglich ein paar Minuten Zeit zum Suchen. Das gleiche gilt für Daten, Werkzeuge, E-Mails … Wenn Sie jeden Tag – privat oder beruflich – nur zehn Minuten mit Suchen verbringen, kostet Sie das im Laufe eines Jahres über 60 Stunden! Das sind wie 60 unbezahlte (da unproduktive) Überstunden oder wie eineinhalb Wochen Urlaub, den Sie nicht genommen haben, denn Entspannung kann man die Sucherei ja nicht nennen.

Was hilft? Selbstverständlich, einen festen Platz für jedes Ding einzurichten. Und zwar dort, wo es am häufigsten gebraucht wird. Machen Sie den Platz für sich attraktiv: Kaufen Sie sich etwa ein Schlüsselbord, das Sie gern benutzen oder hängen Sie sich ein Körbchen oder eine Schale an die Wand, wenn Sie Ihren Schlüssel lieber hinwerfen statt hinhängen. Dinge, die Sie an verschiedenen Plätzen häufig brauchen, etwa eine Schere, kaufen Sie mehrfach und platzieren an jedem Ort ein Exemplar.

Oft rauben viele unwichtige Dinge den Platz für die wichtigen. Da hilft nur konsequentes Entrümpeln. Packen Sie selten benötigte Dinge wie Archivakten in den Keller und füttern Sie Ihren Papierkorb großzügig. Manches lässt sich bei Bedarf günstiger neu besorgen als die Verwahrung kostet.

Wenig gedeiht, zu viel zerstreut

Ein serbisches Sprichwort sagt: Wer viele Hasen jagt, fängt keinen. Wenn Sie auf Ihrem Arbeitsplatz die Materialien für die Aufträge Müller, Meier und Schmidt haben sowie den Vordruck Ihrer Steuererklärung, wird es Ihnen schwer fallen, sich nur auf den „Hasen“ Schmidt zu konzentrieren. Räumen Sie daher alles weg von Ihrem Arbeitsplatz, was nicht zu Ihrer momentanen Aufgabe gehört. Auch die vielen Haft-Notizzettel, die Ihnen sagen, was noch nicht erledigt ist. Notieren Sie sich diese Dinge in Ihren Tagesplan oder in ein Heft, das Sie immer dann aufschlagen, wenn Sie sich mit diesen Themen beschäftigen wollen. Auf Ihrem Arbeitsplatz sollte nur das liegen, was Sie standardmäßig immer benötigen sowie das, was zu der momentanen Aufgabe gehört.

Die „lange Bank“

Manch einer kann sich trotzdem nicht auf eine Aufgabe konzentrieren. Er surft unnötig lange im Internet und heißt auch jede andere Ablenkung willkommen. Vielleicht macht er zu wenig bewusst entspannte Pausen, die ihn erfrischen würden. Vielleicht hat sich aber auch ein weiterer Dieb eingeschlichen: Er ist bekannt als „Aufschieberitis“, obwohl es bei einigen eher „Aufschieberose“ heißen müsste, da die Neigung, Dinge aufzuschieben, bei den Betroffenen chronisch ist. Ob nun akut oder dauernd: Zu den Nachteilen gehört der schleichende Verlust der Selbstachtung. Als Zeitdieb schlägt die Aufschieberei mehrfach zu: Unwichtige vor sich her geschobene Aufgaben, wie das Nachkaufen des Druckertoners werden plötzlich zu einer Priorität, wenn das überhaupt nicht in den Zeitplan passt. Schwung und Arbeitsfluss werden gebremst. Sie verschwenden nicht nur Ihre, sondern auch die Zeit anderer, wenn diese immer wieder nachhaken müssen. Manche vergeuden sogar Zeit, um sich Ausreden auszudenken, und nicht zuletzt die kostbare Energie und Zeit der unwichtigen Tätigkeiten, die Sie einschieben, um eine ungeliebte Aufgabe nicht anpacken zu müssen.

Lösung: Machen Sie sich eine Liste von allen Aufgaben, die Sie derzeit schieben. Beginnen Sie jeden Tag mit einer dieser geschobenen Aufgaben und machen Sie nichts anderes, bis diese erledigt ist. So viele Punkte wie Ihre Liste enthält, so viele Tage werden Sie also brauchen. Manchmal ist das ein Bruchteil der Zeit, die das Verschieben der Arbeit schon gekostet hat.

Zeit für die Ewigkeit

Sie werden noch mehr Zeitdiebe entdecken: lange Besprechungen, ungenügende Vorbereitung, lückenhafte Informationen, mangelnde Kommunikation und Koordination. Solche Probleme gehören zu den täglichen Herausforderungen in fast jedem Unternehmen, ob es nun „Familie“, „GmbH“ oder „Europaparlament“ heißt. Was man heute entdeckt, kann man morgen besser machen. Am schwierigsten ist es, seine persönlichen Zeitdiebe zu entlarven. Etwa Unentschlossenheit oder Perfektionismus. Und wer würde den Zeitdieb hinter der eigenen Hast und Ungeduld vermuten? Je mehr wir uns beeilen, desto länger scheinen wir zu brauchen. Einerseits neigt man in der Hast zu Fehlern, die man später korrigieren muss. Andererseits könnte es daran liegen, dass es, wie Einstein erklärte, Zeit gar nicht gibt und wir uns gerade Gedanken um eine Illusion machen. Wirklich ist zumindest immer die Gegenwart. – Wenn wir uns nur auf diese und auf die Aufgabe, die jetzt vor uns liegt, konzentrieren, scheint eine Ewigkeit zu vergehen und doch die Zeit still zu stehen. Geduld bringt oft die schnellsten Ergebnisse.

Erschienen in The Epoch Times Deutschland Nr. 48/08

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