Digitalisierung bei kleinen und mittleren Unternehmen: Wie E-Rechnungen die Effizienz steigern

Digitalisierung ist auch in der Buchhaltung auf dem Vormarsch. Kleine und mittlere Unternehmen sowie Selbstständige müssen sich in Zukunft auf einige Änderungen einstellen. Im Jahr 2025 kommt die elektronische Rechnung.

Damit wird deren Erstellung, Versand und Verarbeitung standardisiert und an EU-Normen angepasst. Was ändert sich alles? Welche Vor- und Nachteile bringt dies mit sich und was sollten Unternehmen dabei beachten?

Was sind E-Rechnungen?

Hinter dem Begriff E-Rechnung verbirgt sich eigentlich kein wirklich neues Feature. Elektronische Rechnungen nutzen schon heute viele Unternehmen im Alltag. Es geht um Rechnungen, die volldigital:
– erstellt
– verschickt
– verarbeitet
– gespeichert
werden. Viele Verbraucher bekommen Rechnungen schon seit einigen Jahren nicht mehr in Papierform. Unternehmen verschicken diese einfach per E-Mail. Unterscheidet sich die E-Rechnung von dem in der Vergangenheit gewohnten Format?

Sowohl in Bezug auf die rechtlichen Anforderungen als auch bei der rechtlichen Stellung gibt es keine Unterschiede. Wer als Unternehmer oder Verbraucher eine Rechnung bekommt, findet hier die gleichen Informationen wie im Fall einer Papierrechnung.

Heißt im Klartext: Eine elektronische Rechnung muss die Leistung ausweisen, den Vorsteuerabzug und natürlich eine Rechnungsnummer sowie den Rechnungssteller und Empfänger beinhalten.

Wachstumschancengesetz definiert elektronische Rechnung

Elektronische Rechnungen und digitale Rechnungsbelege dürfen allerdings nicht pauschal miteinander verwechselt werden. Im Wachstumschancengesetz zieht der Gesetzgeber einen sehr klaren Rahmen, wann eine Rechnung wirklich als E-Rechnung durchgeht und wann sie den sonstigen Rechnungen zugeordnet wird.

Eine E-Rechnung ist per Gesetz folgendermaßen definiert:

1. Ausstellung in einem strukturierten elektronischen Format

2. ermöglicht elektronische Verarbeitung

3. erfüllt Anforderungen der EU-Norm EN 16931.

Nur, wo diese drei Punkte wirklich erfüllt sind, darf von einer E-Rechnung gesprochen werden. Für Außenstehende sehen elektronische Rechnungen gewöhnungsbedürftig aus. Hintergrund: Damit der Versand in einem strukturierten elektronischen Format möglich ist, welche von allen Programmen verarbeitet werden kann, basieren viele E-Rechnungen auf XML, JSON, EDI oder CSV. Erst dadurch werden einige Vorteile der E-Rechnungen möglich.

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

Elektronische Rechnungen setzen viele Verbraucher mit dem PDF gleich. In der Praxis sind echte E-Rechnungen im XML-Format verfasst. Damit wird die Rechnung maschinenlesbar und kann durch Programme in der Buchhaltung eingelesen werden. Der Vorteil: Eine digitale Erfassung geht sehr viel schneller.

Das Ganze spart Zeit und verringert so die Kosten im Unternehmen. Außerdem ist die Erstellung mit den geeigneten Programmen ohne Probleme möglich. Niemand in der Buchhaltung muss programmieren können. Die Erstellung der Rechnung übernimmt eine Software. Hier lässt sich ein effizientes Tool aufbauen.

Mit internen Tools werden sowohl die aufgewendete Arbeitszeit als auch verbrauchtes Material erfasst und direkt auf ein Kundenkonto gebucht. Per Knopfdruck lässt sich alles der E-Rechnung zuweisen. Die Buchhaltung hat weniger Arbeit und die Verwaltung wird einfacher. Außerdem muss dank digitaler Rechnungen kein Brief mehr verschickt werden – es entsteht eine Kostenersparnis.

E-Rechnung wird bald zur Pflicht

Unternehmen müssen sich ab 2025 darauf einstellen, die E-Rechnung langsam in die Buchhaltung einzuführen. Warum langsam? Eigentlich beginnt die Frist zum 01. Januar 2025. Allerdings greift auch hier – wie in vielen Bereichen – eine Übergangsfrist. Für alle Umsätze, die ein Unternehmen im B2B-Bereich in den Jahren 2025 und 2026 erzielt, darf noch das bisher benutzte Format verwendet werden.

Außerdem gilt die Anwendungspflicht nicht für Geschäfte zwischen Unternehmen und Verbrauchern. Hier bleibt vorerst alles beim Alten. Wichtig: Dem Versand einer Papierrechnung muss der Empfänger zustimmen. Ab 2027 gelten die Übergangsregelungen nur noch für Unternehmen, deren Umsatz 800.000 Euro im Vorjahr (also 2026) nicht übersteigt.

Fazit: E-Rechnung kommt im B2B Geschäft

Unternehmer haben sicher schon den Begriff der E-Rechnung gehört. Gerade die öffentliche Hand stellt den Rechnungsverkehr schon auf die elektronische Rechnung um. Gewerbetreibende und Freiberufler werden sich auch langsam daran gewöhnen müssen.

2025 tritt die Pflicht zum Versand in Kraft. Aber: Es gibt eine Übergangsregel. Auf dieser sollte sich aber kein Unternehmen ausruhen.